Word Serienbrief

[Shinar]

Hallo zusammen.

In meinem Geschäft brauchen wir das häufig, bis jetzt weiss jedoch noch niemand, wie es geht oder ob es überhaupt geht.

Es geht um das Bedingungsfeld im Word Serienbrief. Ist es möglich, dass man drei Bedingungen eingeben kann.

Beispiel:

1. Sehr geehrte Frau X

2. Sehr geehrter Herr X

3. Sehr geehrte Damen und Herren (wenn wir eine Firma anschreiben müssen, wo kein direkter Name gegeben ist).

Dass es mit zwei Bedinungen möglich ist, weiss ich, nur geht das jetzt auch noch mit der Nr. 3?


Ich wäre sehr dankbar, wenn mir jemand von euch antworten könnte, ich hab denen nämlich versprochen, dass ich mal in einem Forum nachfragen werde

.

 

[spectrumizer]

Uff ... Das ist Jahre her.

... Aber auch relativ simpel, wenn man mal weiß wie's geht.

Damals haben wir das glaube so gemacht, dass du eine Datenquelle brauchtest, in der die Addressen und Geschlechter (m/w/Firma) der Leute stehen. (Access Datenbank?) Dann kannst du im Dokument Datenfelder anlegen, die du mit einem Teil des Datensatzes verknüpfen kannst. Glaube das war sogar noch so, dass die Anrede mit in der Datenbank stand.

... Zu lange her ...

Tante Edith hat mal Onkel Google gefragt: http://www.google.de/#hl=de&source=hp&...fee3db28befc153

 

[Redstorm]

ist sehr einfach
du erstellst eine datenquelle also eine tabelle mit anrede name usw
dann im hauptdokument auf extras briefe u sendungen --> serienbriefe
dann schreibste erstmal sehr geehrte
dann tuste auf "wenn dann sonst klicken " in der serienbrief leiste
dann gibste ein bei vergleichen mit : Herr ( hast ja in der Tabelle bei Anrede Herr geschrieben)
dann gibste bei "DANN" --> r Herr <-- damit das hinter sehr geehrte kommt dann wirds ja zu sehr geehrter
bei "SONST" gibste ein --> "leerzeile" Frau <-- dann wird eine leerzeile hinter sehr geehrte eingefügt und halt Frau ^^

 

[Shinar]

ist sehr einfach
du erstellst eine datenquelle also eine tabelle mit anrede name usw
dann im hauptdokument auf extras briefe u sendungen --> serienbriefe
dann schreibste erstmal sehr geehrte
dann tuste auf "wenn dann sonst klicken " in der serienbrief leiste
dann gibste ein bei vergleichen mit : Herr ( hast ja in der Tabelle bei Anrede Herr geschrieben)
dann gibste bei "DANN" --> r Herr <-- damit das hinter sehr geehrte kommt dann wirds ja zu sehr geehrter
bei "SONST" gibste ein --> "leerzeile" Frau <-- dann wird eine leerzeile hinter sehr geehrte eingefügt und halt Frau ^^

Aber die dritte Möglichkeit "sehr geehrte Damen und Herren" wenn nichts unter Anrede steht geht nicht, oder?

 

[Redstorm]

hmmmm ich weis nich ob du 2 bedingungen eingeben kannst da weis ich leider nicht mehr weiter
das was ich geschrieben hab ist halt mit frau und herr
habs auch durch rumprobieren gelernt
versuch mal 2 einzufügen

 

[Redstorm]

http://www.office-loesung.de/ftopic70848_0_0_asc.php

schau mal hier

 

[Shinar]

Ok danke ich versuche das mal.

Schlussendlich könnte mans ja auch einfach machen und einfach die "Häckchen" bei Anrede rausnehmen dann ein Briefvorlage für die ohne und eine Briefvorlage für die mit.

 

[BimmBamm]

Ich gehe in dem Beispiel davon aus, daß Du unter "Extras/Optionen" die Option "Feldfunktionen" eingeblendet hast (wenn nicht, nachholen). Weiterhin stammen die Daten im Beispiel aus einer Access-Datenbank. In der zugrunde liegenden Tabelle gibt es das Feld "AnrKey". 1 steht für "Herr", 2 für "Frau" und 3 für "Firma".

Du erstellst die erste Bedingung (Wenn AnrKey gleich 1 ist, soll "Sehr geehrter Herr" ausgegeben werden), wobei Du das Feld "Sonstigen Text einfügen" frei lässt (also "Bedingung einfügen" wählen; im Menu auf "Wenn... dann... sonst").

Das sieht dann so aus:

{ If {MERGEFIELD AnrKey} = 1 "Sehr geehrter Herr" ""}

Markiere nun die hinteren Doppelanführungszeichen (also "") und gehe erneut auf "Bedingungsfeld einfügen": Wenn AnrKey gleich 2 ist, dann soll "Sehr geehrte Frau" ausgegeben werden, ansonsten "Sehr geehrte Damen und Herren".

Das sieht jetzt so aus:

{ If {MERGEFIELD AnrKey} = 1 "Sehr geehrter Herr" { If {MERGEFIELD AnrKey} = 2 "Sehr geehrte Frau" "Sehr geehrte Damen und Herren" }}

Es ist eine simple verschachtelte "If...then"-Abfrage, die in Pseudo-Basic so aussieht (nur zur Verdeutlichung, was da eigentlich passiert):

If AnrKey = 1 then

[Feld] = "Sehr geehrter Herr"​

Else

If AnrKey = 2 then​

[Feld] = "Sehr geehrte Frau"​

Else​

[Feld] = "Sehr geehrte Damen und Herren"​

End If​

End If

Falls Fragen bestehen, immer raus damit.

 

[Miss Mojo]

Nicht die eleganteste, aber eine zügige Lösung (darum geht es ja im Büro).

Ich hab für eine ähnliche Problematik die Quelldatei einfach mit entsprechenden Zugehörigkeiten definiert.

Bsp:

Sehr geeehrte Frau - Ulla - Koch - Maiweg 2
Sehr geehrter Herr - Klaus - Maybring - ....


Und dann hab ich die entsprechenenden Zeilen einfach als merge fields eingefügt. Dadurch schreibst Du die Anrede dann halt gar nicht mehr - Achtung! Komma dann aber nicht vergessen.

Sollte dann so ausssehen:

(Merge field).(Merge field),


wie gesagt - nicht elegant, funktioniert aber

 

[BimmBamm]

Ich hab für eine ähnliche Problematik die Quelldatei einfach mit entsprechenden Zugehörigkeiten definiert.

Bsp:

Sehr geeehrte Frau - Ulla - Koch - Maiweg 2

Yikes! Da rollen sich mir als DB-Entwickler die Fußnägel auf! Wenn die Datenquelle eine Access-Datenbank ist, dann würde ich das eher so lösen:

Tabelle: t_Anrede mit den Feldern "AnrKey" (Primärschlüssel; AutoWert) sowie "Anrede" (Text; Grösse 5)

In der Kundentabelle denn ein Feld "AnrKey" (Zahl, Long) einfügen; per Formular "füllen".

Statt irgendwelcher Word-Spielereien dann eine Query mit Iif-Feld:

GrussFloskel: Wenn([t_Anrede].[AnrKey]=1;"Sehr geehrter Herr " & [Name] & ",";Wenn([t_Anrede].[AnrKey]=2;"Sehr geehrte Frau " & [Name] & ",";"Sehr geehrte Damen und Herren,"))

Nun braucht man nur noch das Feld "GrussFloskel" ohne jede Bedingung etc. im Serienbrief auswählen.

Spart jegliche Word-Hampeleien, ist jederzeit änder- und erweiterbar und Daten sind nicht redundant. Wer's dann noch richtig machen möchte, verzichtet komplett auf Word und macht den Serienbrief als Report - was den Vorteil hat, daß man jegliche Daten dazu in einer Anwendung hat sowie jederzeit und schnell bequem auf den Briefverkehr zugreifen kann.

 

[Shinar]

Juhu es hat geklappt! Danke euch vielmals!!

Ich habe eine kleine, detailierte Beschreibung gemacht, wer sie brauchen kann, mich per PM anschreiben.

 

[LordofDemons]

http://www.youtube.com/watch?v=Px3rvDauav4

WOOOOOOORD!

 

[Miss Mojo]

@ BimmBamm

tjoa, wir haben kein Access auf der Arbeit - und das war die einfachste und wirksamste Möglichkeit.

Im Alltag zählt ja bekanntlich das Endergebnis. Und wenn ich so auch 5 Minuten Zeit spare weil ich nicht erst über eine Lösungsmöglichkeit nachdenke die ich eh nicht realisieren kann, dann ist das effektiv und erfüllt seinen Zweck.

 

[Davatar]

Soweit ich weiss kann man auch Excel-Sheets oder .CSV-Dateien als Datenquelle nehmen, kann das aber nicht mit 100%iger Sicherheit sagen, ist zu lange her, seitdem ich das das letzte Mal gemacht habe.


Blubb...ich seh grad dem TE wurde ja bereits geholfen...

 

[Calathiel]

dava.. ja kann man

Serienbrief von Word ist eine wunderschöne Art, in sekundenschnelle einen Serienbrief rauszulassen

Brauche das desöfteren für MassMails an alle Kunden

Zwar ist anschliessend der Exchange auf 100 prozent auslastung, aber der mag das *tätschel*